Trong bài viết này mình sẽ giới thiệu với mọi người về phương pháp sử dụng công cụ KPT để nâng cao chất lượng công việc.
Nhắc lại một lần nữa, KPT là công cụ giúp chúng ta nhìn lại công việc đang tiến hành, giữ lại công việc tốt, và kaizen công việc không tốt.
KPT được thực hiện theo 10 bước sau:
(1) Tập trung thành viên và quyết định vai trò
Đầu tiên, chúng ta cần tập hợp thành viên và quyết định vai trò của mỗi người. Đặc biệt cần quyết định trưởng nhóm hoặc người chủ trì.
(2) Quyết định đề tài cần kaizen
Ví dụ: Làm sao để giảm thời gian xử lý lỗi phát sinh trong dây chuyền?
(3) Chuẩn bị giấy để thực hiện KPT
Nên sử dụng cỡ giấy A0 với kích thước đủ lớn để trực quan hoá nội dung.
(4) Mọi người tự nhìn lại công việc của bản thân
Mỗi người sẽ tự suy nghĩ để đưa ra KEEP, PROBLEM và TRY trong công việc của mình. Mỗi một mục sẽ được ghi vào một tờ ghi nhớ riêng để dính lên giấy KPT.
(5) Các thành viên chia sẻ với nhau
Các thành viên chia sẻ ý kiến của bản thân trong từng mục KEEP, PROBLEM và TRY. Trưởng nhóm sẽ nhận giấy ghi chú của các thành viên tương ứng với 3 mục trên rồi sử dụng biểu đồ quan hệ để gom những ý kiến giống nhau lại thành từng mục.
(6) Đánh giá từng mục trong K-P-T
Sau khi thu thập ý kiến của thành viên và chia thành từng mục, cả nhóm sẽ đánh giá mức độ khẩn cấp và mức độ khó cho các mục đã đưa ra.
(7) Quyết định phương án thực hiện
Từ kết quả đánh giá trên nhóm sẽ quyết định đề mục TRY, chính là vấn đề sẽ thử bắt tay vào giải quyết.
(8) Thực hiện
Phân công công việc cho các thành viên rồi thực hiện.
(9) Tập trung
Sau khi bắt đầu thực hiện đối sách, nhóm sẽ gặp mặt định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng để kiểm tra tiến độ.
(10) Đánh giá phương án đã thực hiện
Nếu vấn đề được giải quyết thì đến đây là kết thúc.
Nếu vấn đề chưa được giải quyết, nhóm sẽ xem lại quá trình thực hiện, tìm ra nguyên nhân và khắc phục để giải quyết.
Trên đây là 10 bước tiến hành công cụ KPT, rất đơn giản phải không các bạn. Bạn hãy thử sử dụng để kaizen công việc của bộ phận mình làm việc nhé.
