Quản lý nguyên vật liệu mà một trong những mảng vô cùng quan trọng trong quản lý sản xuất cũng như quản lý tài chính.
Tính cần thiết và mục đích
Tính cần thiết của hoạt động quản lý nguyên vật liệu cần được nhìn nhận từ cả phương diện quản lý sản xuất và quản lý tài chính.
Trên phương diện quản lý sản xuất, việc quản lý hiệu quả nguyên vật liệu không chỉ giúp kaizen các vấn đề chất lượng và kì hạn giao hàng mà còn giúp hỗ trợ hoạt động sản xuất tại các bộ phận trong công xưởng. Ví dụ, khi nguyên vật liệu không được bảo quản đúng cách sẽ gây gỉ sét, biến dạng làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Hoặc nguyên vật liệu không được quản lý, dẫn đến trường hợp thiếu khi sử dụng, gây chậm trễ cho công đoạn sản xuất sản phẩm, dẫn đến không kịp kì hạn giao hàng.
Còn trên phương diện quản lý tài chính, việc quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ giúp chúng ta giảm chi phí sản xuất, tăng hiệu quả quay vòng vốn, tăng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu dẫn đến tăng lợi nhuận cho công ty. Ví dụ, khi nguyên vật liệu được nhập với số lượng cần thiết, đúng thời điểm cần thiết sẽ giảm được lượng tồn kho, giúp chúng ta không mất công (chi phí) quản lý và giảm diện tích sử dụng để lưu kho.
Tóm lại, mục đích của việc quản lý nguyên vật liệu chính là:
- Đảm bảo đủ nguyên vật liệu cần sử dụng ở các công đoạn theo chỉ thị sản xuất.
- Giữ mức chi phí mua nguyên vật liệu và chi phí quản lý tồn kho ở mức thấp nhất.
Các loại nguyên vật liệu và thứ tự quản lý
1. Các loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu được chia thành nhiều nhóm khác nhau phụ thuộc vào mục đích sử dụng.
Dưới đây mình sẽ giới thiệu một số cách phân loại căn bản mà chúng ta thường gặp.
- Theo phương pháp quản lý: Vật liệu thường sử dụng và vật liệu ít sử dụng.
- Theo mục đích sử dụng: Vật liệu trực tiếp, vật liệu gián tiếp.
- Theo thứ tự gia công: Vật liệu thô, vật liệu gia công thô, chi tiết, bán thành phẩm.
- Theo phương pháp mua: Vật liệu mua, vật liệu cung cấp.
…
2. Thứ tự quản lý nguyên vật liệu
Nội dung công việc quản lý nguyên vật liệu sẽ theo thứ tự như hình sau:
Nhìn vào hình trên, chúng ta có thể thấy công việc quản lý nguyên vật liệu được bắt đầu từ kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Số nguyên vật liệu cần thiết sẽ được đặt mua ở bên ngoài, rồi nhập vào kho (có kiểm tra số lượng và chất lượng). Sau đó, nguyên vật liệu sẽ được xuất đến các bộ phận dựa trên kế hoạch sản xuất.
Cấu thành của hoạt động quản lý nguyên vật liệu
Như ở hình trên, chúng ta có thể thấy, từ lúc lên kế hoạch tới khi chuyển vật liệu đến các công đoạn sản xuất chúng ta cần trải qua rất nhiều công đoạn với sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau.
Để quản lý được toàn bộ quá trình trên, chúng ta sẽ cần thực hiện 3 công việc quản lý chính.
1. Quản lý thu mua
Việc thu mua nguyên vật liệu cũng khá giống với việc chúng ta đi chợ mua đồ ăn hàng ngày. Thu mua cần quyết định được: mua cái gì? mua số lượng bao nhiêu? Với giá như thế nào? Mua ở đâu, khi nào? Mua với điều kiện nào?
Về căn bản hoạt động quản lý thu mua cần phải đảm bảo đúng số lượng cần thiết, đúng thời điểm sử dụng, đảm bảo chất lượng với giá thành rẻ nhất có thể.
[su_posts id=”796″ posts_per_page=”-1″ tax_operator=”AND” order=”desc” ignore_sticky_posts=”yes”]
2. Quản lý đặt ngoài
Đặt ngoài là một hình thức uỷ thác sản xuất trong trường hợp chúng ta không thể sản xuất sản phẩm đó, hoặc năng lực hiện tại không đảm bảo để sản xuất thêm.
Vì thế, việc đặt ngoài cần được quyết định dựa trên năng lực kĩ thuật (có làm được hay không) và năng lực sản xuất (còn trống thiết bị hay không) của mỗi công ty. Tuy nhiên, việc quản lý để sản phẩm đặt ngoài đạt đúng chất lượng yêu cầu và nhập về đúng thời hạn sử dụng là rất quan trọng.
3. Quản lý tồn kho
Việc đảm bảo một số lượng tồn kho nguyên vật liệu nhất định sẽ giúp cho hoạt động sản xuất không bị ngừng trệ. Tuy nhiên, việc tồn kho với số lượng quá lớn sẽ gây ảnh hưởng tới tình hình tài chính của công xưởng. Do đó, việc quản lý tồn kho với số lượng thích hợp rất quan trọng để nâng cao năng xuất cũng như lợi nhuận của công xưởng.
Về căn bản, hoạt động quản lý tồn kho sẽ được triển khai trên cơ sở là kế hoạch sản xuất, tức là chỉ lưu kho với nguyên vật liệu cần thiết, với số lượng cần thiết và đúng thời điểm cần thiết.
