Blog Single

“Hiện vật” là những viên ngọc quý đối với hoạt động kaizen

Tại Toyota, suy nghĩ như thế này đã được thấm nhuần nên họ có thói quen coi “Hiện vật” chính là “những viên ngọc quý” trong hoạt động kaizen. Chuyên gia đào tạo Kenji Nakagami kể lại rằng “Nguyên tắc là phải bảo toàn hiện trường xảy ra sự cố cho tới khi tìm ra được nguyên nhân cốt lõi”.

“Bên trong những chi tiết phát sinh tai nạn nghiêm trọng luôn ẩn chứa những manh mối quan trọng để giải quyết vấn đề. Đối với nhân viên làm việc trực tiếp tại hiện trường, những chi tiết bị lỗi là những chi tiết không thể sử dụng được nữa nên họ thường có tâm lí muốn vứt bỏ. Tuy nhiên, càng những chi tiết như vậy càng phải lưu giữ lại. Tôi đã có lần bảo cấp dưới “Cậu phải tìm ngay lại chi tiết đó cho tôi!” và yêu cầu cậu ta chạy ra khu vực bỏ rác để tìm lại.

Nếu đã biết được nguyên nhân cốt lõi thì có thể bỏ đi, nhưng cho đến lúc đó thì chi tiết lỗi cần phải được trưng bày tại nơi dễ thấy trong công xưởng. Đương nhiên, việc này không nhằm mục đích cảnh cáo đương sự, mà để triệt để thông báo với mọi người xung quanh rằng gợi ý kaizen luôn nằm trong ‘Hiện vật’.”

Chuyên gia đào tạo Takuo Oumi cũng cho rằng “Trong hiện vật luôn ẩn chứa những gợi ý kaizen mà chúng ta không dễ dàng nhìn thấy được”.

“Khi còn làm tại Toyota, tôi đã từng nhận được chỉ thị ‘Mỗi sáng, hãy đi quan sát bãi rác’ từ cấp trên. Ban đầu tôi hoàn toàn không hiểu dụng ý của cấp trên, nhưng khi đến nơi tôi nhận ra đây là nơi chi tiết lỗi bị vứt bỏ. Thời đó, trình độ quản lý chưa được như bây giờ nên khi xuất hiện sản phẩm lỗi, nhân viên tại hiện trường có thể tự phán đoán và loại bỏ.

Về nguyên tắc, khi xuất hiện hàng lỗi, nhân viên thao tác phải viết báo cáo nộp cho cấp trên. Nhưng vì việc này khá phiền phức nên họ đã chọn phương án vứt luôn cho nhanh. Cấp trên khi đó đã nhận ra vấn đề nên mới yêu cầu tôi như vậy. Thực ra, những “hiện vật” bị vứt bỏ chính là kho báu chứa đựng vô vàn những gợi ý kaizen.”

Ngay cả đối với văn phòng, nơi công việc cá nhân thường có xu hướng bí mật hoá, “Hiện trường – Hiện vật” cũng rất quan trọng.

Đừng chỉ dựa vào báo cáo của cấp dưới, bạn nên tiếp cận vấn đề bằng cách tới trực tiếp hiện trường. Làm được như vậy, có thể bạn sẽ thấy vấn đề cốt lõi không được đề cập trong bản báo cáo của cấp dưới.

Ví dụ, khi bạn cùng cấp dưới xuống hiện trường, nơi bị khách hàng khiếu nại. Dù cấp dưới kết luận rằng nguyên nhân khiếu nại là do chất lượng của sản phẩm, nhưng thực ra vấn đề có lẽ lại nằm ở cách ứng đối với khách hàng của cấp dưới.

Nếu có thể bạn nên nắm lấy cơ hội này để cùng cấp dưới tới gặp khách hàng trực tiếp. Biết đâu, đây sẽ là đầu mối để truy ra bản chất của vấn đề.