Phiếu kiểm tra đã được người Hi Lạp cổ đại sử dụng từ rất lâu khi dây dựng kim tự tháp. Hiện nay, phiếu kiểm tra đã được sử dụng rộng dãi trong các công xưởng, đặc biệt trong hoạt động quản lý chất lượng. Vậy phiếu kiểm tra là gì? Bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách lập một phiếu kiểm tra đơn giản.
1. Phiếu kiểm tra là gì?
Phiếu kiểm tra là một dạng bảng dùng được sử dụng với mục đích lưu lại thông tin hoặc để kiểm tra trạng thái một sự việc nào đó. Ví dụ: Bạn muốn lưa lại thông tin sản lượng và tỷ lệ hàng lỗi hàng ngày trong một công đoạn nào đó. Hoặc bạn muốn theo dõi tỷ lệ hàng lỗi đang thay đổi thế nào theo thời gian để có biện pháp khắc phục kịp thời trước khi tình trạng trở nên xấu hơn.
Phiếu kiểm tra có hai loại chính:
- Phiếu kiểm tra lưu thông tin: Được sử dụng với mục đích dùng để theo dõi công việc hàng ngày hay thao tác trong các công đoạn có tiến triển tốt hay không. Trong phiếu kiểm tra lưu thông tin còn được chia thêm thành hai loại. Một là phiếu kiểm tra lưu thông tin dùng để lưu lại hiện trạng của một công đoạn hay tổng thể và phiếu kiểm tra dùng để quản lý dùng để so sánh hiện trạng với tiêu chuẩn nhằm sớm phát hiện vấn đề.
- Phiếu điều tra: Dùng để tổng hợp các thông tin cần thiết để điều tra nguyên nhân và hiện trạng của một vấn đề.
2. Những điểm cần lưu ý
Chúng ta cần lưu ý những điểm sau trước bắt tay vào xây dựng một check sheet
- Mục đích lập phiếu kiểm tra là gì?
- Phiếu kiểm tra sẽ bao gồm những danh mục nào?
- Ai là người kiểm tra?
- Phiếu kiểm tra sẽ được sử dụng ở bộ phận nào?
- Phương pháp kiểm tra là gì (Đo chiều dài, cân nặng…)
- Tuần suất kiểm tra?
Trên đây là những danh mục chúng ta nên làm sáng tỏ trước khi bắt tay vào lập phiếu điều tra. [su_highlight background=”#DDFF99″ color=”#000000″ class=””]Trong số đó, việc làm sáng tỏ mục đích là quan trọng nhất.[/su_highlight]
Ngoài ra, bạn nên sử dụng phiếu điều tra đi kèm với các loại đồ thị để trực quan hoá hiện trạng hoặc vấn đề.
3. Cách xây dựng
Trong quá trình lập phiếu điều tra chúng ta nên chú ý làm sao để người thực hiện có thể “dễ điền”, “không bị nhầm lẫn” và “dễ tổng hợp dữ liệu”.
Dưới đây là các bước lập phiếu kiểm tra:
1- Lập một phiếu điều tra phù hợp với mục đích ban đầu: Chúng ta có chọn phiếu điều tra dạng bảng hoặc dạng đồ hình sao cho phù hợp với mục đích.
2- Viết tiêu đề lên phía trên.
3- Điền tên người kiểm tra, kì hạn…
4- Sắp xếp các mục theo thứ tự dễ kiểm tra: Chúng ta có thể sắp xếp các mục theo thứ tự thao tác, thứ tự thời gian. Hoặc sắp xếp sao cho về sau dễ tổng hợp dữ liệu nhất có thể.
5- Sử dụng các dấu ký hiệu / hoặc ○, レ khi điền phiếu kiểm tra.
6- Thiết lập ô tính tổng theo hàng hoặc cột (hoặc cả hàng và cột). Ngoài ra, chúng ta còn có thể sử dụng tỷ lệ phần trăm, hay giá trị trung bình.
7- Vẽ tranh sao cho người kiểm tra có thể điền được ngay và dễ dàng
8 – Sử dụng các ký hiệu x hoặc ○ điền trực tiếp vào đồ hình.
