Chuyên gia đào tạo Wataru Yamamoto nói: “Thiết lập tiêu chuẩn chưa phải là đích cuối. Những nỗ lực tuân thủ tiêu chuẩn mới là điều quan trọng”.

Thời còn làm việc ở Toyota, trong công đoạn mà ông Hashimoto đảm nhiệm xảy ra sự cố chiếc xe đẩy va chạm với một cây cột trong dây chuyền, làm bong sơn trên cột bong ra và rơi xuống sàn.

Xe đẩy va chạm với cây cột là nguyên nhân của trục trặc. Nguyên nhân có thể là do người đẩy xe đẩy quá ẩu, có thể là chạy quá nhanh, cũng có thể là do hàng chất trên xe bị đổ và chạm vào cột. Trường hợp xấu nhất, xe đẩy sẽ kẹp người vào cột, hay nếu hàng hoá trên xe bị đổ vào cột sẽ gây ra các vấn đề về chất lượng sản phẩm.

Ông Hashimoto làm theo lời khuyên của cấp trên, ông sơn lại cột và hàng ngày tới kiểm tra xem cột có bị trầy xước hay không. Nếu sơn trên cột bị tróc có thể đoán được nhiều khả năng vấn đề lại tái phát.

Ông Hashimoto nhớ lại: “Cấp trên của tôi lúc bấy giờ luôn miệng nói với tôi rằng ‘Cậu hãy làm những việc mà ai cũng có thể làm tới mức độ không một ai có thể sánh với cậu'”.

“Nếu làm được triệt để những công việc bình thường, chúng ta có thể nhìn thấy một thế giới khác. Trong công xưởng tôi từng làm việc tại Toyota, hoạt động 5S được thực hiện một cách triệt để. Vì vậy mà mặt sàn công xưởng hầu như không có một cọng rác. Đây có thể nói là thành quả của việc thực hiện triệt để những công việc thông thường.

Một ngày nọ, có một nhân viên phát hiện ra một con ốc bị đánh rơi trên lối đi trong xưởng. Cậu thắc mắc “tại sao lại có con ốc ở đây?”, một người nhân viên khác mới bảo: “À, có thể đó là một con ốc của xe đẩy hàng”. Sau khi báo tổ trưởng cho kiểm tra toàn bộ xe đẩy hàng trong xưởng, họ phát hiện ra một chiếc xe đẩy đã bị mất một con ốc trên bánh xe. Nếu không phát hiện sớm vấn đề này, có thể một vụ tai nạn lớn đã xảy ra cũng nên”.

Nhờ thực hiện triệt để những việc thông thường là tiến hành 5S mà người nhân viên có thể nhận ra được mối nguy hiểm khi nhìn thấy một con ốc lăn trên lối đi, từ đó đã kịp thời có những biện pháp phòng ngừa trước khi vấn đề phát sinh. Qua câu chuyện này, chúng ta có thể hiểu được tầm quan trọng của việc làm triệt để những việc được coi là bình thường.

Nếu không dọn dẹp, sẽ làm phát sinh 40 giờ lãng phí.

Tôi sẽ giới thiệu thêm một chút về 5S, một ví dụ điển hình cho việc làm triệt để những việc thông thường.

5S là cụm từ viết tắt từ 5 chữ cái đầu trong tiếng Nhật, bao gồm seiri (sàng lọc), seiton (sắp xếp), seisou (dọn dẹp), seiketsu (sạch sẽ), và shitsuke (tuân thủ). Thực hiện triệt để 5S sẽ làm nổi bật lên lãng phí và những vấn đề cần kaizen. Chỉ cần thực hiện triệt để 5S, có thể triệt tiêu được hàng loạt lãng phí ẩn mình trong công việc.

Ví dụ, bàn làm việc giấy tờ chất đống như núi, để lấy được tài liệu cần dùng sẽ tốn rất nhiều thời gian.

Thời gian dò tìm tài liệu cho mỗi lần có thể không đáng kể, nhưng nếu cộng dồn tất cả những thời gian đó lại, chúng ta sẽ nhận ra mình đã đánh mất một lượng thời gian chỉ để tìm tài liệu.

Giả sử mỗi ngày mất 10 phút để tìm tài liệu, một tuần sẽ mất 50 phút. Một tháng là 200 phút, một năm sẽ mất 2400 phút (40 tiếng). 40 tiếng này chúng ta không làm được gì cả. Sự lãng phí này làm giảm đáng kể hiệu suất công việc của chúng ta.

Seiri là phân loại thứ cần và thứ không cần thiết, thứ không cần thiết thì bỏ đi hoặc bảo lưu. Seiton là sắp xếp những thứ cần thiết sao cho có thể lấy ra được thứ cần thiết vào thời điểm cần thiết với số lượng cần thiết. Đây là quy tắc rất đơn giản, và chỉ cần làm triệt quy tắc này, bất kỳ ai đều có thể nâng cao năng suất.

Trong môi trường làm việc của các bạn có những quy tắc hay tiêu chuẩn mà không được thực hiện hay không? Một khi đã quyết định, hãy làm triệt để đến cùng. Làm được như vậy chúng ta mới có thể tạo ra được thành quả lớn lao.

_______________________________

Tham khảo: Thói Quen Của Toyota – Nghệ Thuật Nâng Cao Năng Suất Công Việc

Chi tiết: https://bit.ly/3AWWAFv