Trong một công xưởng, vốn dĩ có rất nhiều các bộ phận. Việc quản lý thường nhật mỗi bộ phận hoạt động trơn tru mỗi ngày chính là yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động của một công xưởng.
Để làm được điều này chúng ta cần một phương pháp quản lý thường nhật.
Quản lý thường nhật là gì?
Quản lý thường nhật được định nghĩa là hoạt động quản lý được thực hiện hàng ngày theo một tiêu chuẩn có sẵn để các bộ phận đạt được mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệu quản nhất.
Về căn bản, quản lý thường nhật được xếp vào dạng quản lý duy trì. Tuy nhiên, nó cũng bao gồm các hoạt động kaizen để nâng cao hiệu quả hoạt động của công xưởng.
Phương pháp thực hiện
Hoạt động quản lý sẽ được thực hiện trên cơ sở là vòng quay SDCA.
Một công việc sẽ được thực hiện (D) theo một tiêu chuẩn có sẵn (S). Trong trường hợp kết quả sau kiểm tra (C) không đạt được theo kì vọng ban đầu, chúng ta cần tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục (A).
Nếu bạn chưa rõ về vòng tròn SDCA có thể đọc lai bài viết dưới đây.
Vòng tròn quản lý SDCA, PDCA, PDCAS
Hình dưới đây chính là 8 bước cơ bản thường được các bộ phận trong công xưởng tại Nhật sử dụng để quản lý hoạt động hàng ngày.
Nào chúng ta sẽ cùng đi vào phân tích cụ thể hơn một số mục quan trọng nhé.
- Minh bạch hoá chức năng: Trong một công xưởng chưa được quản lý tốt, chúng ta thường gặp trường hợp nhiều bộ phận có cùng chung một chức năng, hoặc ranh giới phân chia công việc không rõ ràng khiến các bô phận đùn đẩy công việc và trách nhiệm cho nhau. Vì vậy, việc minh bạch hoá chức năng của mỗi bộ phận sẽ giúp từng bộ phận hiểu rõ hơn nhiệm vụ và chức năng của mình cũng như nắm được mối quan hệ với các bộ phận khác.
- Đề mục quản lý và tiêu chuẩn quản lý: Để quản lý được chúng ta cần phải nắm rõ quản lý cái gì và tiêu chuẩn quản lý ra sao. Ví dụ, một đề mục quản lý của bộ phận quản lý chất lượng là tỷ lệ lỗi trong bộ phận A và tiêu chuẩn quản lý là tỷ lệ lỗi dưới 0,1%. Nhờ đề mục và tiêu chuẩn quản lý chúng ta sẽ nắm bắt được bộ phận đó đã hoàn thành mục tiêu đã đề ra, hay đang gặp vấn đề gì.
- Kiểm tra phát hiện lỗi và xử lý: Nhờ tiêu chuẩn quản lý chúng ta sẽ phát hiện được lỗi phát sinh trong quá trình. Khi đó, việc tìm ra nguyên nhân gây phát sinh lỗi là rất quan trọng. Sau khi giải quyết được lỗi, chúng ta cần xem lại và tiêu chuẩn hoá để tránh tái phát sinh lỗi.
